Từ ngày 1/3/2026, người được tuyển dụng vào công chức có thời gian công tác và đóng BHXH bắt buộc sẽ được xếp lương theo hướng dẫn mới của Bộ Nội vụ.

Bộ Nội vụ vừa công bố hướng dẫn chi tiết về việc xếp lương cho các công chức đã có kinh nghiệm làm việc và đã đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc, dựa trên Điều 20 Nghị định số 170/2025/ND‑CP. Quy định này sẽ chính thức có hiệu lực từ 1/3/2026.

1. Quy định mới và thời gian áp dụng

Việc xếp lương phải căn cứ vào:

• Thời gian công tác có đóng BHXH bắt buộc.
• Yêu cầu về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của vị trí tuyển dụng.

Nếu thời gian công tác không liên tục nhưng người lao động chưa từng hưởng BHXH, thời gian sẽ được cộng dồn để tính vào cơ sở xếp lương, với điều kiện thời gian đó phải phù hợp với chuyên môn của vị trí mới.

2. Xếp lương cho người đã hưởng bảng lương chuyên môn

Đối với công chức đã được trả lương theo Bảng lương chuyên môn (Nghị định 204/2004), quy trình xếp lương tuân thủ nguyên tắc bảo đảm quyền lợi và hạn chế xáo trộn.

a. Trường hợp vị trí mới có cùng hệ số bậc lương

Nếu vị trí tuyển dụng có hệ số bậc lương đang hưởng, công chức sẽ được xếp ngang bậc lương, giữ nguyên phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có). Thời gian xét nâng bậc lương lần sau cũng được bảo lưu.

b. Trường hợp hệ số bậc lương khác

• Nếu hệ số mới cao hơn, công chức sẽ được xếp vào hệ số gần nhất (cao hơn) và tính lương mới từ ngày ký quyết định.
• Nếu hệ số mới thấp hơn, công chức sẽ được xếp vào hệ số gần nhất (thấp hơn) nhưng vẫn giữ lại phụ cấp thâm niên vượt khung đã có.

c. Khi tổng hệ số lương đang hưởng cao hơn bậc cuối cùng của ngạch mới

Trong trường hợp này, công chức được xếp vào bậc cuối cùng của ngạch mới và được hưởng phụ cấp chênh lệch bảo lưu cho đến khi chuyển sang ngạch cao hơn.

3. Xếp lương cho người chưa từng nhận bảng lương nhà nước

Đối với người đã đóng BHXH bắt buộc nhưng chưa được trả lương theo bảng lương nhà nước, việc xếp lương sẽ dựa trên bảng lương chuyên môn của công chức:

• Vị trí chuyên viên cao cấp hoặc chuyên viên chính: tổng thời gian công tác (sau khi trừ thời gian kinh nghiệm bắt buộc) sẽ được quy đổi; mỗi 36 tháng làm việc đủ 1 bậc lương.
• Vị trí chuyên viên, cán sự: chu kỳ nâng bậc 36 tháng.
  • Vị trí nhân viên: chu kỳ nâng bậc 24 tháng.

Thời gian làm việc chưa đủ chu kỳ sẽ được cộng dồn để xét nâng bậc trong đợt xét duyệt tiếp theo.

4. Những lưu ý quan trọng cho cơ quan tuyển dụng

• Phải xác định thời gian công tác hợp lệ (có đóng BHXH) để làm cơ sở tính lương.
• Áp dụng đúng Thông tư 79/2005/ND‑CP cho sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp khi họ chuyển sang công chức.
• Giữ nguyên các phụ cấp đã được hưởng (thâm niên, vượt khung) khi hệ số mới cho phép.
• Ghi nhận và lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng minh thời gian công tác, đóng BHXH để tránh tranh chấp.

Với những thay đổi này, các cơ quan tuyển dụng cần cập nhật quy trình nội bộ, đào tạo nhân viên phòng nhân sự và thông báo rõ ràng tới các ứng viên để đảm bảo quá trình chuyển đổi ngạch lương diễn ra suôn sẻ và công bằng.